แจ้งเข้าประกันสังคม

วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมแบบง่ายๆ สำหรับ HR มือใหม่

การดูแลพนักงานให้ได้รับสิทธิพื้นฐานตามกฏหมายเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของ HR ซึ่งจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น อาจกลายเป็นความผิดเนื่องจากไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฏหมายแรงงานได้

โดยเฉพาะการแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าประกันสังคม ซึ่งนับเป็นเรื่องพื้นฐานที่ HR ทุกคนควรทราบ!

บทความนี้ Cigna จะมาแนะนำวิธีแจ้งเข้าประกันสังคมแบบง่ายๆ สำหรับ HR มือใหม่ เพื่อสิทธิที่พึงมีสำหรับพนักงานภายในองค์กร!

แจ้งเข้าประกันสังคม

วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมต้องทำอย่างไรบ้าง?

วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมในปัจจุบันนั้นไม่ยุ่งยากเหมือนกับสมัยก่อนอีกต่อไป เนื่องจากทาง HR สามารถดำเนินการผ่านช่องทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว

โดยมีวิธีการดำเนินการด้วยกัน ดังนี้

  1. ลงทะเบียนขอทำธุรกรรมกับสำนักงานประกันสังคมผ่านอินเทอร์เน็ต

    อันดับแรกต้องลงทะเบียนเพื่อขอทำธุรกรรมกับสำนักงานประกันสังคมผ่านอินเทอร์เน็ตเสียก่อน โดยมีวิธีการลงทะเบียน ดังนี้

    • เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม เลือกหัวข้อ “สถานประกอบการ”
    • เลือก “ขอทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ต” กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนเพื่อลงทะเบียน สปส. 1-05
    • ระบบจะส่งแบบลงทะเบียน (สปส. 1-05) กลับทาง Email เพื่อพิมพ์แบบลงทะเบียนส่งสำนักงานประกันสังคม
    • ผู้มีอำนาจลงนาม ประทับตรา พร้อมด้วยพยาน 2 ท่าน
    • สำนักงานประกันสังคมอนุมัติส่ง User-ID ให้ทาง Email

    เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถดำเนินการต่างๆ เกี่ยวกับสำนักงานประกันสังคมผ่านช่องทางออนไลน์ได้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว

  2. วิธีแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบประกันสังคม

    เมื่อลงทะเบียนขอทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทาง HR สามารถแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบประกันสังคมได้ ดังนี้

    • เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม เลือกหัวข้อ “สถานประกอบการ”
    • เลือกเมนู “ทะเบียนผู้ประกันตน” จากนั้นกรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
    • เลือกเมนู “ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน/แจ้งรับผู้ประกันตนเข้าทำงาน” เพื่อรับแบบฟอร์ม สปส.1-03

    โดยจำเป็นจะต้องใช้หลักฐานด้วยกัน ดังนี้

    • แบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) พร้อมกรอกข้อมูลให้เรียบร้อย
    • บัตรประจำตัวประชาชนหรือหลักฐานอื่นๆ ที่สามารถแสดงตัวตนได้
    • ใบอนุญาตทำงาน สำเนาหนังสือเดินทาง หรือใบสำคัญประจำตัวคนต่างด้าว ในกรณีผู้ประกันตนไม่ใช่ชาวไทย
    • ลูกจ้างที่เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาแล้วให้แจ้งการขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03/1) ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน

    จากนั้น ระบบจะส่งข้อมูลไปยังสำนักงานประกันสังคม เพียงเท่านี้ก็สามารถแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบได้เป็นที่เรียบร้อย

  3. วิธีการชำระและส่งข้อมูลเงินสมทบ

    โดยปกติเมื่อแจ้งเข้าประกันสังคมแล้ว ทางบริษัทจะต้องหักเงินสมทบในส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้างแล้วนำส่งเอกสารผ่านเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม

    จากนั้น ให้เลือกวิธีการนำส่งข้อมูลการส่งเงินสมทบและรายละเอียดการชำระ โดยสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้

    • นำส่งข้อมูลผ่านสำนักงานประกันสังคมประจำพื้นที่ด้วยตนเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์โดยชำระเป็นเงินสดหรือเช็ค
    • ชำระเงินผ่านธนาคารกรุงไทย ธนาคารกรุงศรีอยุธยา หรือธนาคารธนชาต ภายในจังหวัดที่บริษัทจัดตั้งอยู่ จากนั้น ให้ส่งข้อมูลการชำระผ่านเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม

    โดยทั้งหมดนี้ต้องดำเนินการภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

แจ้งเข้าประกันสังคม

ยกเลิกประกันสังคม ทำอย่างไรเมื่อ “พนักงานแจ้งลาออกจากงาน” 

สำหรับกรณีที่พนักงานแจ้งลาออกจากงานนั้น ทาง HR สามารถดำเนินการผ่านช่องทางเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม ได้เช่นเดียวกัน

โดย HR จะต้องใช้ “หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน” (สปส.6-09) เพื่อแจ้งสาเหตุการลาออกจากพนักงาน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ทำอย่างไรเมื่อ “ต้องการแก้ไขข้อมูลพนักงานหรือข้อมูลบริษัท”

สำหรับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดข้อมูลพนักงาน เช่น การเปลี่ยนชื่อนามสกุล การแต่งงาน หรือการมีบุตร ให้ HR แจ้งโดยใช้ “หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน” (สปส. 6-10) จากนั้น กรอกรายละเอียดให้เรียบร้อยแล้วนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของบริษัท เช่น การเปลี่ยนชื่อกิจการ การขยายสาขา หรือการโยกย้ายที่ตั้งสำนักงาน ทาง HR หรือนายจ้างจะต้องแจ้งโดยใช้ “หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง” (สปส. 6-15) พร้อมกรอกรายละเอียดข้อมูลให้เรียบร้อย จากนั้นนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปเช่นเดียวกัน

สรุป การแจ้งเข้าประกันสังคม

ปัจจุบัน การแจ้งเข้าประกันสังคมนั้นไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องพื้นฐานที่ HR ไม่ควรมองข้ามเป็นอันขาด

เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาดอย่างการลืมแจ้งข้อมูลหรือลืมดำเนินการต่างๆ นั้น อาจทำให้บริษัทมีความผิดตามกฏหมายแรงงานและพระราชบัญญัติประกันสังคม ซึ่งจะส่งผลเสียต่อบริษัทในระยะยาวอย่างแน่นอน