กางแผนผังความคิด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

กางแผนผังความคิด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

หากคุณกำลังประสบปัญหาจัดการเวลาในการทำงานได้ไม่คุ้มค่าทุกนาที หรือทุกครั้งที่มีการประชุมระดมสมอง ผลลัพธ์ที่ได้กลับมามีแต่ข้อมูลที่กระจัดกระจายเต็มไปหมด หาความเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างกันไม่ได้ ทำให้การทำงานยิ่งล้าช่า เพราะมองไม่เห็นภาพรวม ไม่รู้ต้องเริ่มจากจุดไหนก่อน

ปัญหาเหล่านี้สามารถจัดการได้ด้วยการทำแผนผังความคิด ยืนยันด้วยผลสำรวจ 2017 Mind Mapping Software Trends Survey โดย Chuck Frey จาก Mind Mapping Software ที่ค้นพบว่าผู้ตอบแบบสอบถามมากกว่าครึ่งใช้การทำแผนผังความคิดในการจัดการโครงการและการจัดการความรู้ และเกือบ 40% ใช้ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์

นอกจากนี้ผลสำรวจยังแสดงให้เห็นว่าการทำแผนผังความคิดช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำให้งานที่ซับซ้อนง่ายขึ้น ดังนี้

  • 16.7% ระบุว่าการทำแผนผังความคิดช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่า 7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ 30.7% ประหยัดเวลาได้ 3-7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และ 41.4% ประหยัดเวลาได้ 1-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
  • 92% สามารถกลั่นกรองข้อมูลและทำความเข้าใจได้เร็วขึ้น
  • 83% สามารถแบ่งปันความคิดได้อย่างชัดเจนและมองเห็นผลกระทบมากขึ้น
  • 81% สามารถจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • 67% สามารถระบุสาเหตุของปัญหาทางธุรกิจได้

อยากรู้ว่าแผนผังความคิดคืออะไร? ทำไมถึงช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้? บทความนี้มีคำตอบ

กางแผนผังความคิด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ทำความรู้จัก “แผนผังความคิด”

แผนผังความคิด (Mind Map, Mind Mapping) คือ เทคนิคการจัดระเบียบข้อมูลด้วยการเชื่อมโยงความคิดเป็นลำดับชั้นและแสดงความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ ทั้งหมดออกมาเป็นภาพภาพเดียว โดยมีจุดเริ่มต้นจากแนวความคิดหลักเพียงหนึ่งเดียวที่อยู่ตรงกลาง ก่อนที่จะค่อยๆ แตกแขนงไอเดียที่เกี่ยวข้องออกมาเป็นรูปภาพ คำ หรือวลี ซึ่งทั้งหมดจะต้องมีความเชื่อมโยงโดยตรงกับแนวคิดหลักเสมอ

แผนผังความคิดที่สมบูรณ์อาจมีลักษณะคล้ายต้นไม้ใหญ่ที่มีเส้นหัวข้อหลักแผ่ไปทั่วทุกทิศทางจากศูนย์กลาง โดยมีหัวข้อย่อยเปรียบเสมือนกิ่งก้านสาขาที่แยกออกจากลำต้นของต้นไม้ อย่างไรก็ตามไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับรูปร่างหน้าตาของ Mind Map ที่สร้างขึ้น ปล่อยให้ทุกอย่างเป็นไปตามธรรมชาติของความคิดที่เกิดขึ้น

ประโยชน์ของการใช้แผนผังความคิด

  • ช่วยจัดระเบียบความคิด

    แผนผังความคิดช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากทำให้กระบวนการคิดไหลเวียนได้อย่างอิสระ แต่ยังจดจ่อกับแนวคิดหลัก ไม่ฟุ้งซ่านและปล่อยให้ความคิดกระจัดกระจายออกนอกขอบเขต โดยทุกสิ่งที่ปรากฏอยู่ในแผนผังจะต้องมีความเชื่อมโยงกันระหว่างแนวคิดหลัก หมวดหมู่รอง และหมวดหมู่ย่อยเสมอ จึงช่วยจัดระเบียบความคิดและเรียงลำดับความสำคัญของการทำงานได้อย่างเป็นระบบ

  • มองเห็นภาพรวมและเข้าใจง่าย

    แผนผังความคิดสามารถนำเสนอแนวคิดและความเชื่อมโยงกันในรูปแบบของภาพ ทำให้คุณมองเห็นภาพรวมและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว เปรียบเทียบกับการอ่านข้อมูลในรูปแบบข้อความ สมองของคุณจะต้องใช้เวลาประมวลผลข้อมูลและเชื่อมโยงเนื้อหาต่างๆ ด้วยเหตุนี้แผนผังความคิดจึงช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้ดีขึ้น เพราะสมองของคุณไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามในการสร้างภาพขึ้นมาเอง

  • ได้ใช้สมองทั้งซีกซ้ายและซีกขวาในการทำงาน

    เป็นที่รู้กันดีว่าสมองซีกขวาทำหน้าที่เกี่ยวกับความคิดสร้างสรรค์ อารมณ์ และสัญชาตญาณ ในขณะที่สมองซีกซ้ายรับผิดชอบเกี่ยวกับตรรกะ การคิดวิเคราะห์ การให้เหตุผล และการใช้ภาษา แม้ว่าการตัดสินใจทางธุรกิจส่วนใหญ่ควรตั้งอยู่บนพื้นฐานของข้อเท็จจริงและตรรกะ แต่การใช้สมองซีกขวาก็มีประโยชน์ในการช่วยคิดวิธีแก้ไขปัญหาใหม่ๆ เพราะหากปราศจากความคิดสร้างสรรค์ ทางเลือกของคุณจะถูกจำกัด ซึ่งการทำแผนผังความคิด เป็นเทคนิคที่ช่วยกระตุ้นให้สมองทั้งสองซีกทำงานพร้อมกัน จึงไม่เพียงแค่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณได้ใช้ตรรกะและความคิดสร้างสรรค์ในการคิดหาวิธีแก้ไขปัญหาได้อย่างรอบด้าน

กางแผนผังความคิด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

วิธีใช้ Mind Mapping เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ใครๆ ก็สามารถใช้ประโยชน์จากแผนผังความคิดได้ ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานระดับจูเนียร์ ซีเนียร์ หรือ CEO ก็สามารถประยุกต์ใช้ Mind Mapping ในการทำงานได้หลากหลายรูปแบบ และนี่คือตัวอย่างบางส่วน

  • ใช้จัดการงานประจำวัน

    พนักงานส่วนใหญ่มักคุ้นเคยกับการจดสิ่งที่ต้องทำลงในกระดาษโพสต์อิท ซึ่งอาจทำให้คุณหลงลืมเรื่องการจัดลำดับความสำคัญของงานว่าอะไรต้องทำก่อนหลัง ในขณะที่แผนผังความคิดจะช่วยจัดเรียงความสำคัญของงาน และแสดงความเชื่อมโยงของการทำงานในแต่ละวันอย่างมีเหตุผล เน้นให้เห็นถึงความเร่งด่วนของแต่ละงานที่คุณต้องจัดการให้เสร็จในช่วงเวลาที่กำหนด จึงช่วยประหยัดเวลามากขึ้น

  • ใช้ในการจัดประชุม

    พนักงานส่วนใหญ่มักเบื่อหน่ายกับการประชุมที่พูดคุยกันเรื่อยเปื่อยและจบลงแบบไม่มีข้อสรุปที่ชัดเจน แต่การทำแผนผังความคิดจะช่วยปรับกระบวนการประชุมทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ตั้งแต่การวางแผน การจัดระเบียบวาระการประชุมไปจนถึงการหาข้อสรุปในขั้นสุดท้าย ซึ่งจะส่งผลให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีสมาธิและมีส่วนร่วมในการอภิปรายมากขึ้น มองเห็นภาพรวมของแนวทางในการทำงานที่ชัดเจน

  • ใช้วางแผนและบริหารจัดการโครงการ

    หากคุณกำลังเริ่มต้นวางแผนโครงการที่มีความละเอียดหรือซับซ้อน สามารถนำวิธีการทำแผนผังความคิดไปใช้เพื่อแนะนำภาพรวมโครงการได้ตั้งแต่การกำหนดขอบเขตและขั้นตอนที่สำคัญของโครงการไปจนถึงการตรวจสอบการดำเนินโครงการจนกระทั่งเสร็จสิ้น ซึ่งการทำแผนผังความคิดเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง ยืดหยุ่น และมีประสิทธิภาพสูงในการนำเสนอข้อมูลให้ผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าใจภาพรวมเกี่ยวกับโครงการของคุณอย่างละเอียด ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการตัดสินใจและการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

Summary

แผนผังความคิดเป็นเทคนิคที่ทรงพลังในการเชื่อมโยงความคิด จัดประเภทงาน และจัดการข้อมูลอันยุ่งเหยิงให้กลายเป็นภาพแค่ภาพเดียวที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย สามารถประยุกต์ใช้ได้ตั้งแต่การจัดการงานทั่วไปในชีวิตประจำวัน การประชุมระดมสมองทั้งแบบรายบุคคลและเป็นกลุ่ม ไปจนถึงการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการบริหารจัดการโครงการที่มีความซับซ้อน

แม้ว่าปัจจุบันจะมีเครื่องมือและเทคนิคมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กร แต่ยังไม่มีเครื่องมือและเทคนิคใดที่สามารถเชื่อมโยงและจัดระเบียบความคิดให้เห็นภาพรวมอย่างชัดเจนได้ดีเท่ากับการทำแผนผังความคิด ซึ่งช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างแท้จริง จึงถือเป็นแนวทางที่น่าสนใจในการปรับปรุงกระบวนการทำงานขององค์กรและเสริมศักยภาพของพนักงานในเรื่องการบริหารเวลาและเพิ่มผลผลิตได้เป็นอย่างดี