Exit Interview จากพนักงานสำคัญอย่างไรและทำไมจึงต้องมี?

แม้ว่าการลาออกของพนักงานจะเป็นเหตุการณ์ที่ทุกๆ องค์กรต้องเผชิญ ทว่า การลาออกแต่ละครั้งนั้นบริษัทต้องเสียค่าใช้จ่ายในการหาบุคลากรใหม่ รวมไปถึงเวลาที่ต้องใช้ในการอบรมต่างๆ มากมายด้วยแม้ว่าการลาออกของพนักงานจะเป็นเหตุการณ์ที่ทุกๆ องค์กรต้องเผชิญ ทว่า การลาออกแต่ละครั้งนั้นบริษัทต้องเสียค่าใช้จ่ายในการหาบุคลากรใหม่ รวมไปถึงเวลาที่ต้องใช้ในการอบรมต่างๆ มากมายด้วย

เพราะฉะนั้น Exit Interview จึงเป็นโอกาสอันดีที่องค์กรจะได้รับฟัง และสอบถามพนักงานที่ตัดสินใจลาออก เพื่อนำความคิดเห็นเหล่านั้นมาปรับปรุงและสร้างแนวทางที่ สามารถมัดใจพนักงานที่มีอยู่เอาไว้ให้นานยิ่งขึ้น

Exit Interview โอกาสรับฟังปัญหาเพื่อพัฒนาบริษัท

Exit Interview คือ การสัมภาษณ์พนักงานที่ตัดสินใจลาออก เป็นโอกาสอันดีที่จะได้ทราบถึงปัญหาภายในที่ฝ่ายบุคคล หรือระดับผู้บริหารนั้นอาจมองไม่เห็น โดยนำความคิดเห็นที่ได้นั้นมาพัฒนาและปรับปรุงบริษัทให้ดียิ่งขึ้น

ข้อดีของ Exit Interview คือ
• ช่วยให้มองเห็นจุดอ่อนภายในระบบขององค์กร
• ได้ทราบปัญหาเฉพาะที่เกิดขึ้นกับตำแหน่งของผู้ที่ลาออก
• ได้รับข้อเสนอแนะเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้พัฒนาองค์กร

เรามาดูกันว่าวิธี Exit Interview แบบไหนจึงจะสามารถทำให้พนักงานนั้นมอบข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้แก่องค์กรได้มากที่สุด

• เตรียมคำถามไว้ได้ แต่อย่าท่องตามสคริปต์จนเกินไป

  การเตรียมคำถามไว้สำหรับเตรียมสัมภาษณ์นั้นนับว่าเป็นเรื่องปกติ แต่หากคุณไล่ถามคำถามตามสคริปต์จนเกินไปอาจทำให้บรรยากาศมีความตึงเครียดจนอีกฝ่ายไม่สามารถเสนอแนะอย่างเต็มที่ได้ บรรยากาศระหว่าง Exit Interview นั้นควรเป็นแบบสบายๆ คล้ายกับเพื่อนร่วมงานไถ่ถามสารทุกข์สุขดิบซึ่งกันและกัน เพื่อที่อีกฝ่ายจะได้เปิดใจและพร้อมที่จะมอบข้อเสนอแนะให้คุณได้อย่างเต็มที่

  ทางที่ดี คือ คิดคำถามพื้นๆ แบบปลายเปิดเพื่อให้อีกฝ่ายสามารถเสนอแนะข้อมูลเพิ่มเติมออกมาได้เรื่อยๆ เช่น ทำไมจึงตัดสินใจลาออก? ได้งานตรงตามที่คาดหวังหรือไม่? ฯลฯ

• สอบถามปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทำงาน

  หนึ่งในจุดประสงค์ของการ Exit Interview คือ การช่วยให้องค์กรได้ทราบถึงปัญหาที่อาจแฝงตัวอยู่ภายในบริษัท เพราะฉะนั้น จึงต้องไม่ลังเลที่จะถามว่าระหว่างที่ทำงานอยู่นั้นเกิดปัญหาอะไรขึ้นบ้าง เช่น

  • สวัสดิการที่ได้รับเพียงพอหรือไม่?
  • มีปัญหากับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารหรือไม่?
  • ระบบการทำงานตอบโจทย์และมีประสิทธิภาพเพียงพอไหม?

  แม้ว่าข้อมูลที่ได้จากคำถามเหล่านี้จะมีประโยชน์ต่อองค์กรเป็นอย่างมาก แต่ต้องเผื่อใจไว้ด้วยว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะกล้าพูดปัญหาออกมาทั้งหมด หากคุณคาดคั้นมากเกินไปอาจกลายเป็นการสร้างความอึดอัดได้

• สิ่งใดที่องค์กรควรปรับปรุงหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติม

  คำถามนี้ไม่จำเป็นต้องให้ผู้สัมภาษณ์ตอบเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับการทำงานเท่านั้น แต่อาจจะรวมไปถึงเรื่องอื่นๆ เช่น วัฒนธรรมองค์กร การจัดพื้นที่ออฟฟิศ หรือแม้แต่สวัสดิการยิบย่อยที่อยากให้มีเพิ่มเติม เป็นต้น

  ไม่แน่ว่าคำถามนี้อาจจะช่วยให้องค์กรสามารถมองเห็นหนทางหรือ สวัสดิการ ที่จะช่วยให้พนักงานนั้นสามารถทำงานกันแบบ Happy มากขึ้นได้

• จำไว้ว่าต้อง “พูดให้น้อย ฟังให้มาก”

  จำไว้เสมอว่า ระหว่างการ Exit Interview นั้นผู้สัมภาษณ์จะต้องวางตัวเป็นกลางและเป็นผู้ฟังที่ดี เพราะนี่คือ Session ที่มีขึ้นเพื่อรับฟังความคิดเห็นจากอีกฝ่ายโดยเฉพาะ คุณจึงไม่ควรเอ่ยชี้แนะอะไรมากจนเกินไป มิฉะนั้น อีกฝ่ายอาจไม่เปิดใจที่จะเล่าถึงปัญหาภายในองค์กรให้คุณฟังก็เป็นได้

อย่าลืมนำข้อเสนอแนะที่ได้ไปต่อยอด!

แม้ว่า Exit Interview จะช่วยให้องค์กรมองเห็นปัญหาได้มากแค่ไหน แต่ข้อเสนอแนะเหล่านั้นจะไม่เกิดประโยชน์ใดๆ เลยหากไม่มีการนำไปต่อยอดอย่างถูกต้อง

เพราะฉะนั้น อย่าลืมนำความคิดเห็นที่ได้ไปปรึกษากับทีมอื่นๆ เพื่อนำมาหารือถึงสิ่งที่องค์กรควรจะปรับปรุงเพื่อพนักงานในอนาคตได้ต่อไป